Passo a passo para usar o sistema — crie sua conta, cadastre empresas e muito mais.
⚠️ Status: RASCUNHO. Este guia descreve o comportamento alvo do app. Ele só vira o manual definitivo depois que a aplicação (V2) estiver pronta e for conferida contra estes passos. Nada de gerar HTML/PDF até lá — conforme o app muda, este texto muda junto.
Feito para quem nunca usou o sistema e quer começar hoje. Vá fazendo passo a passo, na ordem. Se travar em alguma tela, veja o "Não deu certo?" no fim de cada passo.
O ContabilIA é um único lugar onde o seu escritório: 1. Entra (com e-mail e senha) e paga (escolhe um pacote mensal); 2. Escolhe as ferramentas que quer usar: eSocial (envio das obrigações à Receita), Folha de Pagamento, ConciliadorIA (conciliação bancária com IA) e outras; 3. Cadastra os dados uma única vez (seu escritório, sua equipe e as empresas dos seus clientes) e usa as ferramentas do pacote.
💡 Você começa com um período de teste grátis (15 dias). Depois, para continuar usando, escolhe um pacote e paga antes de usar — sempre. Sem dívida, sem surpresa.
Onde: no navegador (Chrome, Edge), digite o endereço que você recebeu do ContabilIA.
Ex.: https://contabilia.net.br
Como: 1. Abra o navegador. 2. Digite o endereço na barra de cima e aperte Enter. 3. Vai abrir a página inicial do ContabilIA.
Onde: na página inicial, clique em "Criar conta" / "Cadastrar".
Como: preencha o formulário:
| Campo | Obrigatório? | O que colocar |
|---|---|---|
| Nome do escritório | ✅ Sim | O nome do seu escritório de contabilidade (ex.: Silva Contabilidade) |
| Seu nome (responsável) | ✅ Sim | O nome de quem está criando (pode ser você, o contador) |
| ✅ Sim | Um e-mail que você acessa (será o seu login) | |
| Senha | ✅ Sim | Uma senha com pelo menos 6 letras/números |
| Confirmar senha | ✅ Sim | Digite a senha de novo, igual |
Depois de preencher, clique em "Criar conta".
Não deu certo? - "Este e-mail já está em uso" → você (ou alguém do escritório) já tem conta. Clique em "Entrar" e use esse e-mail. - Esqueceu algo → o sistema marca em vermelho o que falta; preencha e tente de novo.
Onde: se já tem conta, clique em "Entrar" (ou "Já tenho conta").
Como: 1. Digite o e-mail. 2. Digite a senha. 3. Clique em "Entrar". 4. Pronto — você cai no Painel (Início).
🟢 Ao criar a conta, você já entra automaticamente. O sistema cria o "escritório" com o seu nome e deixa você como Administrador dele.
Aqui você define quanto paga e quais ferramentas o escritório pode usar.
Para não pagar caro nem perder tempo, escolha a ferramenta certa para o seu caso:
| Se o seu caso é... | Use a ferramenta | Por quê |
|---|---|---|
| MEI (sem empregado) | eSocial | Envio simples, sem folha de muitos |
| MEI com 1 empregado | eSocial | Um empregado é rápido de enviar |
| Empresa com vários empregados (ex.: 10) | Folha | Roda a folha de todos de uma vez e envia em lote |
| Órgão público / servidores | Folha | Trata o regime do servidor e o grupo todo junto |
⚠️ Atenção: se a empresa tem vários empregados, não use o eSocial "empregado por vez" — você ia lançar um a um. Nesse caso o certo é a Folha, que calcula e envia todos de uma vez. A ferramenta certa depende do tamanho (nº de empregados) e do tipo (MEI, empresa, órgão).
Onde: menu "Planos" (lado esquerdo).
Como: 1. Veja a lista de pacotes. Cada pacote mostra: preço por mês, quantas pessoas (usuários) e quais ferramentas entram. - Ex.: Plano eSocial → só a ferramenta eSocial · Combo 2 → eSocial + Folha · Plano Gold → todas as ferramentas. 2. Clique em "Escolher / Assinar" no pacote que você quer. 3. Você vai para a tela de pagamento.
Regra do teste (15 dias grátis): - Ao assinar, você começa com 15 dias de teste grátis — pode usar tudo do pacote sem pagar. - Quando os 15 dias acabam, para continuar usando, você precisa fazer o pagamento. - O pagamento é sempre antes do uso: paga o mês e usa o mês. Não acumula dívida.
Como pagar (quando chegar a hora): 1. O sistema mostra a cobrança (valor do mês) e um PIX (código / QR Code). 2. Pague o PIX pelo app do seu banco. 3. Assim que o banco confirma, seu pacote fica ativo e você continua usando.
⏳ Nota interna (produto): a regra exata de "15 dias grátis → pagar antes de usar" ainda está em ajuste no sistema (hoje a liberação usa créditos de boas-vindas). Este guia descreve o modelo final.
Não deu certo? - Não apareceu o PIX? Confira se escolheu um pacote e clique de novo em "Assinar". - Pagou e não ativou? Pode demorar alguns minutos; atualize a tela. Se passar muito, fale com o suporte.
Onde: menu "Escritório" (lado esquerdo).
Como: clique em "Editar" e preencha:
| Campo | Obrigatório? | O que colocar |
|---|---|---|
| Nome do escritório | ✅ Sim | Nome que aparece no sistema |
| CNPJ | Não (recomendado) | CNPJ no formato 00.000.000/0000-00 |
| Telefone | Não | Telefone para contato |
| Não | E-mail de contato do escritório | |
| Logo | Não | A imagem (logo) do escritório, se tiver |
| Endereço | Não | Endereço do escritório |
Depois de preencher, clique em "Salvar".
💡 Pode deixar CNPJ, telefone e logo em branco se não tiver agora — você preenche depois.
O escritório pode ter várias pessoas usando (você, outro contador, um assistente). Cada pessoa é um membro da equipe.
Onde: menu "Membros" → botão "Adicionar membro" (ou "Novo").
Como: preencha: | Campo | Obrigatório? | O que colocar | |---|---|---| | Nome completo | ✅ Sim | Nome da pessoa | | E-mail | ✅ Sim | O e-mail com que essa pessoa vai entrar | | Senha | ✅ Sim | A senha inicial dessa pessoa | | Papel | ✅ Sim | O que essa pessoa pode fazer (veja abaixo) |
Papéis (o que cada um pode): | Papel | Pode fazer | |---|---| | Administrador | Tudo: dados do escritório, membros, planos, todas as ferramentas | | Contador | Usa as ferramentas (gera folha, envia eSocial, documentos...) | | Assistente | Tarefas básicas (cadastrar cliente, usar algumas ferramentas, ver documentos) |
Depois, clique em "Salvar". A pessoa já pode entrar com o e-mail e a senha que você criou.
💡 Quem criou a conta já é o Administrador. Se você vai ser o "contador operador", basta adicionar os colegas e escolher o papel de cada um.
Onde: menu "Ferramentas" (ou "Módulos").
Como: 1. No painel, você vê os cards das ferramentas que o seu pacote libera (eSocial, Folha, ConciliadorIA...). As que não estão no seu pacote aparecem com cadeado 🔒. 2. Clique no card da ferramenta que quer usar. O sistema abre a ferramenta (sem precisar logar de novo — é automático).
💡 Não tem uma ferramenta? Ou o seu pacote não inclui ela (veja em Planos e troque de pacote), ou o administrador pode liberar para você. Para liberar, o Administrador vai em Membros, escolhe a pessoa e marca a permissão da ferramenta. ⏳ (a tela de liberar por permissão ainda está sendo finalizada)
O eSocial é a ferramenta que envia as obrigações (a "folha" e outros eventos) do seu cliente à Receita Federal. Dentro dela, o trabalho é sempre por empresa do cliente: você cadastra a empresa, importa o certificado digital dela e cadastra os empregados.
Para quem é esta ferramenta: MEI (sem empregado) e MEI com 1 empregado — o envio é individual (empregado por vez), então é o caminho certo quando são poucos. 👉 Se a empresa tem vários empregados (ou é órgão público), pule para a Folha na Parte 7, que roda todos de uma vez.
Onde: dentro da ferramenta eSocial → menu "Empresas" → botão "Nova empresa".
Como: preencha e clique em "Salvar":
| Campo | Obrigatório? | O que colocar |
|---|---|---|
| Nome / razão social | ✅ Sim | O nome jurídico da empresa do cliente |
| CNPJ | Não | CNPJ no formato 00.000.000/0000-00 (o sistema limpa os pontos/barra sozinho) |
| Tipo | ✅ Sim | Empresa (normal, padrão) · Órgão público · MEI |
| Tipo de inscrição | ✅ Sim | Quase sempre CNPJ (padrão). Outros casos: CPF, CNO |
| Nº de inscrição | Não | É preenchido sozinho a partir do CNPJ |
| Código da lotação | Não | Já vem como 001 (usado no envio da folha) |
| Não | Contato da empresa | |
| Telefone | Não | Contato da empresa |
Se o Tipo for MEI, aparecem mais campos:
| Campo | Obrigatório? | O que colocar |
|---|---|---|
| Atividade | ✅ Sim (só MEI) | Comércio · Indústria · Serviços · Comércio e Serviços |
| CNAE | Não | Código da atividade (0000-0/00), se souber |
| Data de abertura | Não | Data de início da empresa |
| ☑ Caminhoneiro | Não | Marque só se for caminhoneiro (INSS 12%) |
| ☑ Possui empregado | Não | Marque se o MEI tem empregado |
Não deu certo? "CNPJ já cadastrado" → essa empresa já está no seu escritório. Procure na lista antes de criar de novo.
O certificado digital A1 é um arquivo (
.pfx) que assina os envios à Receita em nome da empresa. É obrigatório para transmitir de verdade. Você o recebe do próprio cliente (ou da autoridade certificadora dele). O sistema lê o CNPJ e a validade direto do arquivo — você não digita.
Onde: na lista de Empresas, na linha da empresa clique em "Certificados" → botão "Importar certificado".
Como:
| Campo | Obrigatório? | O que colocar |
|---|---|---|
| Descrição | Não | Um apelido p/ você (ex.: e-CNPJ A1 — Principal). Pode deixar em branco |
| Arquivo .pfx | ✅ Sim | O arquivo do certificado. ⚠️ Só .pfx ou .p12. Se veio em .zip, extraia o .pfx de dentro antes. Não envie .cer/.crt |
| Senha do certificado | ✅ Sim | A senha de exportação do A1 (maiúscula/minúscula e espaços contam). Se "não abre", quase sempre é a senha errada |
Depois, clique em "Importar". O sistema confere a senha, mostra o CNPJ e a validade.
Não deu certo? "Arquivo não abre" → confira a senha de exportação ou se o arquivo é mesmo .pfx (não .cer/.crt/.zip). Veja o guia completo do certificado na página Ajuda.
💡 Regime tributário / inscrição estadual: hoje o tipo (empresa / órgão público / MEI) já é escolhido no cadastro da empresa (passo 9). Campos como inscrição estadual são usados internamente pela ferramenta — você não precisa digitar à parte nesta versão.
O empregado é cadastrado em duas partes: primeiro a pessoa (dados pessoais — uma única vez por CPF no escritório) e depois o vínculo dele com a empresa (matrícula, regime, salário, admissão). Os campos marcados com ✅ são obrigatórios para salvar — sem eles o sistema não grava, porque sem eles não existe transmissão ao eSocial. Os demais são opcionais ao salvar, mas parte vira exigida na hora de enviar ao eSocial (ver nota no fim).
| Campo | Obrigatório? | O que colocar |
|---|---|---|
| Nome completo | ✅ Sim | Nome do empregado |
| CPF | ✅ Sim | Só números, 11 dígitos (não repetir CPF já cadastrado) |
| NIS / PIS | Não (exigido no envio) | 11 dígitos. Consiga do cliente se der |
| Sexo | ✅ Sim | Masculino / Feminino (obrigatório p/ a admissão — S-2200) |
| Nascimento | ✅ Sim | Data de nascimento |
| Raça / cor | ✅ Sim | Escolha na lista: 1 Branca, 2 Preta, 3 Parda, 4 Amarela, 5 Indígena ou 6 Não informado. É obrigatório marcar uma opção para salvar (se o cliente não souber, use "6 Não informado") — é um dado exigido nos cadastros do eSocial |
| Estado civil | Não | 1 Solteiro(a), 2 Casado(a), 3 Divorciado(a), 4 Viúvo(a), 5 Separado(a). Opcional — deixe em branco se ainda não souber |
| Incapacidade física ou mental | Não | Marque a caixinha só se a pessoa tem incapacidade física ou mental |
| Data da incapacidade | Não | Informe a data da incapacidade apenas quando a caixinha acima estiver marcada |
| Logradouro | ✅ Sim | Rua/avenida (obrigatório p/ a admissão — S-2200) |
| Número / Bairro / Complemento | Não | Complemento do endereço |
| CEP / Município / UF | ✅ Sim | CEP 8 números, município 7 números, UF 2 letras (obrigatórios p/ a admissão — S-2200) |
📌 Por que pedir Raça/cor, Estado civil e Incapacidade? Esses dados alimentam os cadastros do eSocial desta pessoa: tanto o do trabalhador (S-2205 alteração cadastral e S-2300 trabalhador sem vínculo) quanto o do beneficiário da previdência (RPPS) (S-2400 e S-2405). Por isso é mais simples preencher logo aqui, no cadastro único da pessoa — assim os envios saem sem recusa.
| Campo | Obrigatório? | O que colocar |
|---|---|---|
| Empresa | ✅ Sim | Já vem escolhida quando você entra por ela |
| Pessoa | ✅ Sim | Escolha o empregado cadastrado no Passo A |
| Matrícula | ✅ Sim | Nº interno do empregado na empresa |
| Regime | ✅ Sim | CLT (celetista) · Estatutário |
| Cargo / ocupação (CBO) | Não (exigido no envio) | Digite e escolha na lista (ex.: padeiro confeiteiro) |
| Categoria do trabalhador | Não (default automático) | 101 Empregado CLT · 301 Servidor — se não escolher, o sistema assume pela Regime |
| Salário de referência (R$) | ✅ Sim | O salário mensal (ex.: 1518,00) |
| Admissão | ✅ Sim (CLT) | Data em que começou a trabalhar |
| Posse (servidor) | Não | Data da posse, se Estatutário |
| Ativo | Não | Já vem marcado (deixe marcado) |
Ao enviar ao eSocial (S-2200 admissão, S-1200 remuneração) os campos abaixo precisam estar preenchidos no cadastro — se faltar, o envio recusa e o sistema aponta qual é: NIS/PIS, cargo/CBO e, na Empresa, o CNPJ do sindicato da categoria configurado. Preencha já no cadastro quando tiver os dados do cliente para não travar o envio depois.
Não deu certo? Campos em vermelho = faltou preencher (obrigatório). CPF com 11 números e sem repetir; CEP com 8, município com 7. Admissão e salário são exigidos para o vínculo.
Alguns parâmetros do vínculo são informados no cadastro do empregado (passo 11) e outros serão lançados na hora de gerar a folha/remuneração. Nesta versão, o que a tela já captura: salário (obrigatório), sindicato (CNPJ, quando o cliente informar) e CBO.
⏳ Jornada de horas, exposição a agentes nocivos e vale-transporte ainda estão em construção na tela da ferramenta eSocial. Assim que estiverem prontos, este guia ganha um passo extra aqui.
A Folha calcula e monta a folha do mês dos funcionários a partir das batidas de ponto (salário, horas extras, INSS, IRRF, FGTS, vales) e mostra as guias a recolher. É o coração do mês do escritório — sem decoreba de cálculo.
Para quem é esta ferramenta: empresas com vários empregados e órgãos públicos — ela roda a folha de todos de uma vez e envia em lote. 👉 Se for só MEI (sem empregado) ou MEI com 1 empregado, o caminho mais simples é o eSocial (Parte 6).
A folha (abaixo) sai das horas registradas no ponto. Funciona em 2 lados: o empregado registra as batidas e o escritório confere e fecha o mês — só então a folha é gerada.
Lado do empregado — registrar (Meu Ponto): 1. No menu "Meu Ponto" (⏰), o app mostra o relógio e 4 botões: Entrada · Saída intervalo (almoço) · Entrada intervalo (retorno) · Saída. 2. Toca no botão da batida; se quiser, confirma com foto (opcional). 3. No celular, dá para instalar como app ("Instalar o app do ponto") — abre direto na batida.
Lado do escritório — conferir e fechar (Funcionários): 1. Menu "Funcionários" → clique no funcionário. 2. Confira as batidas (entrada/saída, faltas e atrasos — badges FALTA / EXTRA / OK). 3. Com foto, confira em "Verificação de identidade" → "Confirmar identidade e excluir a foto" (LGPD: a foto é apagada depois de confirmar). 4. Clique em "Fechar mês" (só 1× — não duplica). Pronto para a folha (abaixo).
Banco de horas: se o funcionário tem acordo (individual 6 meses / coletivo 12 meses), a hora extra vira banco (compensação); sem acordo, a hora extra é paga na folha.
📖 Detalhe completo no manual do Ponto (menu Ajuda).
Onde: menu Ferramentas → Folha → tela "Folha do mês (todos os funcionários)".
Como: 1. Escolha o mês (ex.: 09/2026) e clique em "Ver". 2. Confira o status da folha (🔓 aberta / 🔒 fechada). 3. Clique em "⚙️ Gerar folha do mês". 4. Pronto: aparece a tabela com cada funcionário (bruto, INSS, IRRF, vale-transporte, FGTS e líquido) + os totais do mês + o resumo das guias (DAS, INSS, FGTS).
📖 Para o passo a passo completo, veja o Manual da Folha (menu Ajuda). Este guia só mostra o caminho principal.
A ConciliadorIA concilia extratos bancários automaticamente (cruzando com lançamentos e apontando o que bate e o que não bate). Cada conciliação gasta 1 crédito do seu saldo.
Onde: menu Ferramentas → ConciliadorIA (o acesso é automático, sem novo login).
Como: 1. Clique em "Nova conciliação". 2. Envie o extrato do banco (arquivo — ex.: CSV, OFX). 3. Escolha o período. 4. Clique em "Conciliar" / "Processar" → a IA gera o relatório.
📖 Para o passo a passo completo, veja o Manual da ConciliadorIA (menu Ajuda).
A Agenda é um calendário de compromissos e obrigações fiscais do seu escritório — entregas, prazos, vencimentos. Você marca um evento por dia e hora e escolhe a prioridade (normal ou importante) pra nunca perder um prazo.
Onde: menu Agenda (📅).
Como: 1. Clique em "Agenda" no menu → abre o calendário do mês. 2. Para trocar de mês, use "‹" / "›" (ou "Hoje" pra voltar). 3. Clique no dia em que quer marcar. 4. Na janela que abre, preencha: - Hora (ex.: 09:00). - Descrição (ex.: "Entrega da DCTF", "Reunião com cliente"). - Prioridade: Normal (azul) ou Importante (vermelho). 5. Clique em "Salvar" → o evento aparece no dia.
⚠️ Hora ocupada: se já existe evento na mesma hora, o sistema avisa e não deixa criar (escolha outro horário).
O Assistente é um chat com IA dentro do painel que conhece o seu escritório (nome, CNPJ, plano, saldo) e as suas ferramentas. Você pergunta, ele orienta e até executa tarefas simples. Funciona mesmo sem saldo.
Onde: menu Assistente (💬).
Como: 1. Clique em "Assistente" no menu → abre o chat. 2. Digite a pergunta e envie (ex.: "como gero a folha?", "qual meu saldo?"). 3. Ele responde com o contexto do seu escritório e indica o caminho (menu → botão → tela).
🔒 Segurança: a IA só executa escrita depois da sua confirmação — nada é alterado sem você aprovar.
Os Documentos geram documentos contábeis com modelos prontos — recibo, procuração, contrato de prestação de serviços, contrato social e outros. Você escolhe o modelo, preenche os campos do cliente e o documento sai com os dados do seu escritório já preenchidos (nome, CNPJ, endereço, contato, logo) — pronto para imprimir/salvar em PDF.
Onde: menu Documentos.
Como: 1. Clique em "Documentos" → veja o catálogo de modelos. 2. Clique no modelo (ex.: Recibo de Pagamento). 3. Preencha os campos do documento (valor, descrição, cliente...). 4. Clique em "Gerar". 5. Confira e clique em "Imprimir" / "Salvar PDF".
😊 Os dados do seu escritório entram sozinhos (nome, CNPJ, endereço, logo) — não precisa digitar toda vez. Tudo que você gerou fica no Histórico (cada escritório só vê os seus).
O Escritório é a base da sua conta: os dados e a logomarca (já vimos na Parte 3), a equipe (Parte 4) e ainda dois pontos: a carteira de empresas cliente e a memória do agente (como o assistente entende o seu jeito de trabalhar).
Onde: menu Clientes.
O que: as empresas que você atende (a sua carteira). Não confundir com os empregados dessas empresas (esses você cadastra dentro das ferramentas, ex.: eSocial — Parte 6).
Como: 1. Clique em "Clientes" → "+ Novo cliente". 2. Preencha a razão social/nome e o CNPJ da empresa. 3. Libere as ferramentas/módulos que essa empresa pode usar. 4. Salve. A empresa acessa as ferramentas liberadas por login único (SSO), sem novo login.
⚠️ O CNPJ da empresa precisa estar correto — ele vai na folha e no eSocial. Sem ele, o empregado não transmite.
Onde: menu Memória do agente (na área do Escritório).
O que: ensinar ao assistente as regras do seu escritório, para ele responder certo.
Como: 1. Clique em "Memória do agente" → "+ Nova memória". 2. Escreva a regra/informação (ex.: "Só o admin cadastra funcionário"). 3. Ative e Salve — vira contexto do assistente (chat) e do bot de suporte.
💡 É aqui que você "ensina o robô" o seu jeito de trabalhar.
Depois de cadastrar a empresa + certificado + empregados, o próximo passo (feito dentro da ferramenta eSocial, na tela de Remuneração/Eventos) é lançar o salário do mês de cada empregado e transmitir à Receita. O resultado (protocolo e retorno) fica guardado no histórico. Se o seu pacote incluir Folha de Pagamento, o lançamento pode nascer da folha e seguir para o eSocial com um clique.
🧭 Este guia cobre a plataforma completa do contador: eSocial, Folha (com o Ponto), ConciliadorIA, Agenda, Assistente, Documentos e Escritório (base da conta). Com tudo aqui, o próximo passo é gerar as versões HTML e PDF deste guia (menu Ajuda).
Preciso pagar para testar? Não. Você tem 15 dias grátis. Paga só depois, para continuar usando.
Quem pode entrar no sistema? Só as pessoas que o Administrador cadastrou em Membros (cada uma com seu e-mail).
Meu cliente tem 3 empresas diferentes. Cadastro 3 vezes? Sim — uma empresa para cada CNPJ na ferramenta eSocial.
Preciso do certificado A1 do cliente para testar? Para enviar de verdade à Receita, sim (regra da Receita). Para só preencher/conhecer, dá para começar sem.
O que é "CBO" e "Código IBGE"? CBO = código da profissão; Código IBGE = código do município. Se não souber, deixe em branco ou pergunte ao suporte antes de transmitir.
Dúvida que não está aqui? Fale com o suporte ou use o chat do Assistente dentro do sistema.